Objetivo
El objetivo principal de las cuentas de orden es llevar a cabo los registros sin
afectar la situación financiera de la entidad y se emplean con fines de recordatorio o de control de diversos aspectos administrativos.
En otras palabras, los registros que se efectúan sirven para:
• Llevar el detalle de las operaciones de bienes y valores ajenos que recibe la entidad.
• Controlar eventos contingentes.
• Asentar operaciones por duplicado.
• Controlar la emisión de valores.
Clasificación:
Clasificación
Las cuentas de orden se clasifican en:
Son valores y bienes que recibe la entidad de un tercero para su venta y/o custodia, es el caso de las mercancías en comisión o los depósitos recibidos en garantía.
CC por capri23auto |
Valores contingentes:
Son derechos y obligaciones que pueden o no suceder, es decir pueden convertirse en un activo o un pasivo; por ejemplo la cobertura de un seguro contra incendio, si este se materializa la entidad tienen derecho de cobrar el seguro, en el caso de un juicio pendiente cuando se dicta la sentencia sabremos si tenemos o no la obligación de pagar a un trabajador.
CC por succo |
De control:
Son las operaciones que, asentadas en contabilidad, se duplica su registro con fines de control de un diferente punto de vista, es el caso de la depreciación, cuando el porcentaje contable difiere del autorizado fiscalmente la segunda se deberá llevar en cuentas de orden.
CC por wir_sind_klein |
Procedimientos de registro:
Las cuentas de orden se establecen por pares (la primera es deudora y la
segunda acreedora), su movimiento es compensado y sus saldos iguales, aunque
de naturaleza contraria (uno deudor y el de la cuenta correlativa, acreedor).
El nombre de las cuentas debe dar una idea clara de las operaciones que se van a
registrar en ellas; debe ser diferente el nombre de la cuenta acreedora con la
deudora pero semejantes entre si, por ejemplo documentos endosados y endoso
de documentos.
Otra forma es agregar a la cuenta acreedora la palabra contra con lo que el
nombre quedaría de la siguiente manera:
Documentos endosados y documentos
endosados contra; una forma adicional es agregar a la cuenta deudora la palabra
debe y a la acreedora la palabra haber con lo que quedaría de la siguiente
manera: documentos endosados debe y documentos endosados haber. Cabe
aclarar que la forma más común de establecer las cuentas de orden es la primera
que se menciono.
El registro de las operaciones en estas cuentas puede ser directo o cruzado.
Directo (paralelo):
El movimiento es directo o paralelo cuando, en un asiento, tanto la cuenta deudora
como la acreedora son de orden; no intervienen cuentas de balance o de
resultados.
Por ejemplo:
Comitente cuenta de caja 10,000
Caja del comitente 10,000
Cruzado:
El movimiento es cruzado cuando, en un asiento, intervienen como cuenta deudora una de orden y como acreedora una de balance o de resultados; y en otro asiento, una cuenta de orden como acreedora y otra cuenta de balance o de resultados como deudora; manteniéndose de esta forma las cuentas de orden con saldos iguales.
Por ejemplo:
Partiendo de las siguientes cuentas:
1.- Acciones emitidas 10,000
Emisión de acciones 10,000
Se realiza la colocación de las acciones:
2.- Emisión de acciones 10,000
Capital social 10,000
3.- Accionistas 10,000
Acciones emitidas 10,000
Como podemos observar se afectaron cuentas de orden y de balance.
Operaciones que dan origen a su uso:
•Las garantías mercantiles, con el otorgamiento de avales.•El descuento y el endoso de documentos.
•Los juicios mercantiles y laborales.
•Las ventas de mercancías a comisión.
•La cobertura de seguros contratados. •Las depreciaciones fiscales cuando el porcentaje es diferente a la contable.
Avales otorgados:
Al otorgar avales para la realización de actos de comercio, por lo general créditos
bancarios, representa para el otorgante la necesidad de llevar a cabo el registro
del importe monetario que se encuentra sujeto a esta contingencia ya que como
en el caso del descuento de documentos, si el obligado no cumple con su
responsabilidad, el aval deberá hacerlo ante la institución de crédito o el particular
afectado, por lo que podemos decir que al otorgar un aval la entidad se convierte
en responsable solidario.
Las cuentas que se afectan al otorgar el aval son:
Avales otorgados 5,000
Otorgamiento de avales 5000
Cuando el responsable realiza el pago es necesario reconocerlo, supongamos que
ha pagado el 50%, el registro queda de la siguiente manera:
Otorgamiento de avales 2,500
Avales otorgados 2,500
Documentos descontados y endosados:
La existencia del crédito comercial se debe, en gran medida al descuento de títulos de crédito como son: letras de cambio y pagarés, ya que las entidades para financiarse acuden al descuento de documentos en instituciones de crédito o algún particular, para no tener que esperar hasta el vencimiento de los mismos para cobrarlos; a cambio recibe efectivo que se determina con el valor nominal del documento menos un porcentaje de descuento por la operación. En el descuento de documentos intervienen tres valores:•Valor nominal. El que tiene impreso el propio documento para ser pagado a su vencimiento.
•Valor del descuento. Son el interés y la comisión que el banco cobra, más el IVA de ambos, que las instituciones de crédito disminuyen del valor nominal del documento no vencido del cual se transmite la propiedad.
•Valor actual o real. Es el valor del documento en la fecha en que se descuenta.
Con cuentas de orden
Al descontar un documento, se firma el endoso que es la cesión de los derechos. El endosante, en este caso la entidad se convierte en responsable solidario del pago del documento hasta el momento en que éste, es pagado por el tercero (deudor) a la institución de crédito. El endosante, en este caso la entidad, contrae una obligación contingente, pues es probable que el principal obligado (deudor) no cumpla con su responsabilidad y el tenedor (institución bancaria) exija el cumplimiento del pago; por tal motivo el endosante que es la entidad debe registrar su obligación mediante cuentas de orden o como pasivo de contingencia. A continuación se mostrará el procedimiento que se sigue cuando se establecen cuentas de orden.CC por stevepb |
Las cuentas que se usan cuando se descuentan los documentos son:
Documentos descontados 8,000
Descuento de documentos 8,000
Cuando el banco avisa haber cobrado el 50% de los documentos:
Descuento de documentos 4,000
Documentos descontados 4,000
Nota: Es importante considerar que se puede usar indistintamente documentos endosados o descontados.
La Contrapartida
Como todas las demás cuentas de orden, las de orden fiscal tienen su contrapartida en las cuentas:
85 - Deudoras Fiscales por Contra (Cr)
95 - Acreedoras Fiscales por Contra (Db).
Quiere esto decir, que siempre que vamos a registrar una diferencia entre lo contable y lo fiscal, lo primero es definir cual es la cuenta que da origen a la diferencia, para definir su naturaleza y de acuerdo a esto registrarlo en la cuenta 82 o en la cuenta 92.
Vídeo explicativo sobre el tema.
Referencias
Armando Nambo Amezcua (2003)
Javier E. Garcia Restrepo (2016)
https://www.tagusbooks.com/leer?isbn=9789587713374&li=1&idsource=3001
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