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Objetivos del blog

↓El objetivo del este blog es aportar información acerca de las cuentas de orden en contabilidad; su objetivo, sus tipos y características, su clasificación, ejemplos, etc.

Este blog, forma parte de una práctica escolar de la materia de NTIC, en la Universidad de Sonora.

CC por stevepb

Cuentas de orden en contabilidad

Objetivo 

El objetivo principal de las  cuentas  de orden  es  llevar a  cabo los  registros  sin  afectar la situación financiera de la entidad y se emplean con fines de recordatorio o de control de diversos aspectos administrativos. 

En otras palabras, los registros que se efectúan sirven para:

• Llevar el detalle de las operaciones de bienes  y valores ajenos que recibe la  entidad.
• Controlar eventos contingentes.
• Asentar operaciones por duplicado.
• Controlar la emisión de valores.

Clasificación:

Clasificación Las  cuentas  de orden se clasifican en:  

Valores ajenos:

Son valores  y bienes que recibe  la  entidad  de un  tercero para  su  venta  y/o  custodia, es el caso de las mercancías en comisión o los depósitos recibidos en garantía.

CC por capri23auto

Valores contingentes:

Son derechos  y  obligaciones  que  pueden  o  no suceder,  es  decir pueden  convertirse en un activo o un pasivo; por ejemplo la cobertura de un seguro contra incendio, si este se materializa la entidad tienen derecho de cobrar el seguro, en el  caso de un juicio pendiente cuando se dicta la sentencia sabremos si tenemos o  no la obligación de pagar a un trabajador.

CC por succo

De control:

 Son las  operaciones  que,  asentadas  en contabilidad,  se  duplica  su registro  con fines  de  control de un diferente  punto  de vista, es  el caso  de la  depreciación,  cuando  el porcentaje  contable  difiere  del autorizado  fiscalmente  la  segunda se  deberá llevar en cuentas de orden.

CC por wir_sind_klein

Procedimientos de registro:

Las  cuentas  de orden  se  establecen  por pares  (la  primera  es  deudora y  la  segunda acreedora), su movimiento es compensado y sus saldos iguales, aunque  de naturaleza contraria (uno deudor y el de la cuenta correlativa, acreedor).  

El nombre de las cuentas debe dar una idea clara de las operaciones que se van a  registrar en ellas; debe  ser diferente  el nombre  de la  cuenta acreedora  con la  deudora pero semejantes entre si, por ejemplo documentos endosados y endoso  de documentos.  Otra  forma  es  agregar a  la  cuenta  acreedora  la  palabra contra con lo  que  el  nombre quedaría de la  siguiente manera:

Documentos endosados  y documentos  endosados contra; una forma adicional es agregar a la cuenta deudora la palabra debe y  a  la  acreedora  la  palabra haber con lo  que  quedaría de la  siguiente manera: documentos  endosados  debe  y  documentos  endosados  haber.  Cabe aclarar que la forma más común de establecer las cuentas de orden es la primera  que se menciono. 

El registro de las operaciones en estas cuentas puede ser directo o cruzado.

Directo (paralelo):

El movimiento es directo o paralelo cuando, en un asiento, tanto la cuenta deudora  como la  acreedora  son de orden;  no intervienen  cuentas  de balance  o  de resultados. 

 Por ejemplo: 

                      Comitente cuenta de caja                               10,000  

                                 Caja del comitente                                         10,000 

Cruzado:

El movimiento es  cruzado cuando,  en un asiento,  intervienen como  cuenta deudora una de orden y como acreedora una de balance o de resultados; y en otro  asiento,  una  cuenta de orden  como  acreedora  y  otra  cuenta de balance  o  de  resultados como deudora; manteniéndose de esta forma las cuentas de orden con  saldos iguales.

Por ejemplo:


Partiendo de las siguientes cuentas:


1.-                                         Acciones emitidas                            10,000
                                                    Emisión de acciones                            10,000

Se realiza la colocación de las acciones:

2.-                                      Emisión de acciones                           10,000
                                                             Capital social                               10,000

3.-                                      Accionistas                                          10,000                
                                                       Acciones emitidas                              10,000


Como podemos observar se afectaron cuentas de orden y de balance.

Operaciones que dan origen a su uso:

•Las garantías mercantiles, con el otorgamiento de avales.
•El descuento y el endoso de documentos.
•Los juicios mercantiles y laborales.
•Las ventas de mercancías a comisión.
•La cobertura de seguros contratados.  •Las depreciaciones fiscales cuando el porcentaje es diferente a la contable.

Avales otorgados:

Al otorgar avales para la realización de actos de comercio, por lo general créditos  bancarios, representa para el otorgante la necesidad de llevar a  cabo el registro  del importe monetario que se encuentra sujeto a esta contingencia ya que como  en el caso del descuento  de documentos, si el obligado no cumple  con  su  responsabilidad, el aval deberá hacerlo ante la institución de crédito o el particular afectado, por lo que podemos decir que al otorgar un aval la entidad se convierte  en responsable solidario. 

Las cuentas que se afectan al otorgar el aval son:

                                                 Avales otorgados                          5,000 

                                                   Otorgamiento de avales                      5000 

Cuando el responsable realiza el pago es necesario reconocerlo, supongamos que ha pagado el 50%, el registro queda de la siguiente manera:  

                                                Otorgamiento de avales                 2,500 

                                                                 Avales otorgados                   2,500 

 Documentos descontados y endosados:

La existencia  del crédito  comercial se debe,  en gran medida al  descuento de títulos de crédito como son: letras de cambio y pagarés, ya que las entidades para  financiarse  acuden al descuento de documentos  en instituciones  de crédito o  algún  particular,  para  no tener que  esperar hasta  el vencimiento  de los  mismos  para cobrarlos; a cambio recibe efectivo que se determina con el valor nominal del  documento menos un porcentaje de descuento por la operación.  En el descuento de documentos intervienen tres valores:

•Valor nominal. El que tiene impreso el propio documento para ser pagado a  su vencimiento.

•Valor del descuento. Son el interés y la comisión que el banco cobra, más el  IVA de ambos, que las instituciones de crédito disminuyen del valor nominal  del documento no vencido del cual se transmite la propiedad.

•Valor actual  o  real.  Es  el valor del documento  en la  fecha  en que se  descuenta.

Con cuentas de orden 

Al descontar un documento, se firma el endoso que es la cesión de los derechos.  El endosante, en este  caso  la  entidad  se  convierte  en responsable  solidario  del  pago del documento hasta  el momento  en que  éste,  es  pagado  por el tercero  (deudor) a la institución de crédito. El endosante, en este caso la entidad, contrae una obligación contingente, pues es  probable que el principal obligado (deudor) no cumpla con su responsabilidad y el  tenedor (institución  bancaria) exija  el cumplimiento  del pago;  por tal motivo  el  endosante que es  la entidad debe  registrar su  obligación mediante  cuentas  de  orden o como pasivo de contingencia.  A continuación se mostrará el procedimiento que se sigue cuando se establecen  cuentas de orden.

CC por stevepb

Las cuentas que se usan cuando se descuentan los documentos son:

                                               Documentos descontados                                8,000
                                                            Descuento de documentos                         8,000


Cuando el banco avisa haber cobrado el 50% de los documentos:

                                               Descuento de documentos                             4,000
                                                              Documentos descontados                        4,000


Nota: Es  importante considerar que  se puede usar indistintamente  documentos  endosados o descontados.

La Contrapartida

Como todas las demás cuentas de orden, las de orden fiscal tienen su contrapartida en las cuentas:

85    -    Deudoras Fiscales por Contra (Cr)
95    -    Acreedoras Fiscales por Contra (Db).

Quiere esto decir, que siempre que vamos a registrar una diferencia entre lo contable y lo fiscal, lo primero es definir cual es la cuenta que da origen a la diferencia, para definir su naturaleza y de acuerdo a esto registrarlo en la cuenta 82 o en la cuenta 92.

Vídeo explicativo sobre el tema. 

Referencias

Armando Nambo Amezcua (2003) 

http://www.cucea.udg.mx/include/publicaciones_drupal/pdfs/cuentas.pdf

Javier E. Garcia Restrepo (2016)
https://www.tagusbooks.com/leer?isbn=9789587713374&li=1&idsource=3001